Entrada #10

¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?

Dentro de una organización o lugar de trabajo existe una comunicación que consiste de un conjunto de mensajes que proyecto el sentir de cada uno de sus miembros y de la organización misma. Esta comunicación organizacional se dirige a un público interno (empleados, personal, directores) y a un público externo (usuarios, distribuidores, visitantes).

La comunicación del público interno se expresa de distintas maneras que de una forma u otra son las responsables de la efectividad de la organización. Entre los tipos de comunicación tenemos la formal (comunicación referida a aspectos laborales que se expresa por memos, reuniones), informal (puede ser de contenido laboral pero usa canales no oficiales que se expresa por reuniones en el receso, encuentro en los pasillos), vertical (ocurre en las áreas directivas del lugar de trabajo), horizontal (ocurre entre los empleados de un mismo nivel) y los rumores (es informal y recorre a una alta velocidad).

El administrador o el director de la unidad de trabajo es el responsable de mantener unas redes de comunicación efectiva por lo que debe tener en mente ciertos aspectos.

•Utilizar canales adecuados para transmitir mensajes
•Comprender que con buena comunicación cada empleado/a logrará entender su papel
dentro de la unidad de trabajo y se motivará para realizar mejor su trabajo
•Escuchar los intereses de todos
•Aprender y aceptar nuevas ideas y recomendaciones
•La eficiencia de un grupo depende de cuán satisfactoria sea la comunicación
•La existencia de un buen flujo de información e ideas disminuyen el surgimiento de
problemas
•Mantener a los empleados informados acerca de decisiones y acciones que toma la
administración crea en los individuos un sentido de pertenencia y mucha motivación

La comunicación efectiva es un componente esencial del éxito organizacional por lo que no tan sólo el administrador debe colaborar para mantener el mismo, sino todos los miembros de la unidad de trabajo.

Referencias

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/comucorp.htm. La comunicación corporativa. [Recuperado el 19 de octubre del 2012].

¿Por qué es importante delegar eficientemente y cómo puede un administrador mejorar dicha capacidad?

Un empresario es un líder por naturaleza, y le gusta hacer todo el mismo y a su manera, ser un buen líder es una gran cualidad, pero en el mayor de los casos hasta los grandes lideres en una empresa comenten el error de no delegar responsabilidades. Es imposible que alguna persona haga todo perfectamente sin ayuda de nadie, además es recomendable dedicar el mayor tiempo posible en lo que realmente se es bueno para sacarle el mayor provecho. Además no solo te ayudas a ti mismo, al delegar responsabilidades ayudas al desarrollo de tus empleados y les permites crecer en sus trabajos y como personas.

Delegar responsabilidades es una gran cualidad como la de ser un líder, pero no solo se trata de dar órdenes y decir que hacer a la gente. Hay que comunicar exactamente que es lo que deseas que hagan para tu empresa y de qué manera, con tu experiencia sus nuevas ideas y prospectiva se puede lograr un gran trabajo. Asegúrate siempre de que tus empleados tengan las herramientas necesarias para llevar a cabo las tareas que pides, y también asegúrate de recompensar el buen trabajo que realicen.

Delegar consiste en dar a un trabajador el poder, la autoridad, la autonomía, la facultad o la responsabilidad para que pueda tomar decisiones, resolver problemas, desempeñar funciones o ejecutar tareas, sin necesidad de que nos tenga que consultar u obtener nuestra aprobación. Cabe destacar que delegar no es simplemente asignar más tareas a un trabajador, sino que al delegar, el trabajador adquiere el poder para tomar las decisiones que crea conveniente, la autoridad para ejecutar la tarea como juzgue mejor, la autonomía en el desempeño de la tarea, la facultad para representarnos en el cumplimiento de la tarea, y la responsabilidad por la tarea y por los resultados.

En ocasiones delegar puede ser difícil para nosotros, puesto que, por ejemplo, se nos podría hacer difícil darle poder a un trabajador para que tome decisiones importantes o facultades para que realice funciones que podrían determinar el rumbo de nuestra empresa. Aunque debemos tener en cuenta de que tampoco se trata de delegar por delegar, sino que para poder delegar con éxito, es necesario que previamente cumplamos con ciertos requisitos tales como delegar sólo al trabajador adecuado (por ejemplo, a aquél que muestre buen criterio y alto grado de responsabilidad), y proveer la información y los recursos adecuados (por ejemplo, aquellos que le permitan al trabajador desempeñar sus funciones de manera eficiente).

 

 

Aquí algunas ventajas cuando delegas funciones y tareas:
Mayor tiempo libre: nosotros solos no podemos hacerlo todo. Al delegar, nos liberamos de tantas funciones o tareas, y obtenemos un mayor tiempo libre que podemos utilizar para realizar solamente funciones o tareas importantes, o para poder realizarlas de una manera más eficiente.

Aprovechar las competencias de los trabajadores: al delegar, podemos aprovechar al máximo los conocimientos, las habilidades, las capacidades, las aptitudes, la creatividad y el liderazgo de nuestros trabajadores.

Mayor motivación: al darles mayor poder, autoridad, autonomía, facultad o responsabilidad, nuestros trabajadores se sentirán más considerados, más útiles y más importantes, aumentando así su autoestima y su motivación.

Mayor compromiso: a darles mayor poder, autoridad, autonomía, facultad o responsabilidad, nuestros trabajadores se sentirán más reconocidos, más tomados en cuenta y con mayor influencia en los resultados, aumentando así su identificación y compromiso con la empresa.

Mayor participación: al contar con trabajadores más identificados y comprometidos, tendremos trabajadores más participativos y así, por ejemplo, trabajadores que nos brinden sugerencias por iniciativa propia, o que sean más cooperativos con sus compañeros y con nosotros

Mayor productividad: al contar con trabajadores con mayor autoestima y motivación, más identificados y comprometidos con la empresa, y más participativos y cooperativos, tendremos trabajadores más productivos y eficientes.
 
Mayor eficiencia: al delegar no sólo tendremos trabajadores más eficientes, sino que también el hecho de delegar nos permitirá tener procesos más eficientes, por ejemplo, debido a que el trabajador ya no necesitará estar consultándonos u obteniendo nuestra aprobación para tomar una decisión, resolver un problema o ejecutar una tarea.

Mayor rentabilidad: finalmente, al contar con trabajadores motivados, identificados, comprometidos, participativos, productivos y eficientes, tendremos una mayor producción (pero de calidad), clientes más satisfechos, mayor competitividad, y una mayor rentabilidad en nuestra empresa.